Di era digital, perusahaan mau-tidak-mau mulai mengandalkan teknologi salah satunya dalam tata kelola karyawan melalui sistem manajemen cuti otomatis.
Ditambah akibat anomali pandemi yang membuat perusahaan bekerja ekstra untuk bisa mengelola karyawan dan kinerjanya secara baik.
Misalnya normalisasi kerja dari rumah (WFH), cuti panjang, cross-function working, atau hal-hal lain yang membuat perusahaan bisa lebih fokus pada bottom line bisnis.
Jadi apa saja manfaat yang bisa diberikan oleh sistem manajemen cuti otomatis bagi perusahaan terlebih di kondisi saat ini? Simak penjelasan lengkapnya melalui artikel ini.
Pengajuan dan pencatatan cuti bukanlah hal yang mudah untuk dikelola apalagi bagi perusahaan tertentu yang beroperasi sepanjang tahun seperti ritel atau bidang pelayanan.
Di sisi lain, cuti merupakan hak yang harus diberikan perusahaan kepada karyawan. Meski begitu, apakah perusahaan benar-benar telah memiliki sistem manajemen cuti yang baik?
Sistem manajemen cuti yang baik secara umum mampu menciptakan tata kelola yang efisien, ringkas, dan mudah dipertanggungjawabkan.
Sistem tata kelola yang baik itu sejatinya tidak bisa dilakukan dengan metode konvensional.
Hal tersebut karena metode konvensional dianggap memakan waktu lama dan sangat berisiko apalagi terkait kedisiplinan dan keamanan.
Untuk itu, sistem manajemen cuti otomatis dianggap bisa menciptakan tata kelola data karyawan terutama dalam hal cuti menjadi lebih baik.
Oleh karena itu, berikut lima alasan kenapa sistem manajemen cuti otomatis berbasis teknologi lebih baik dibanding sistem cuti konvensional.
Seringkali HR atau personalia memberikan dokumen atau formulir yang harus diisi karyawan yang akan mengajukan cuti.
Bahkan tidak jarang perusahaan yang sudah memperingkas birokrasi namun kurang efektif.
Seperti pencatatan absen misal melalui formulir daring, Zoom, atau media obrolan seperti Whatsapp.
Kedua cara tersebut ternyata cukup berisiko baik bagi karyawan maupun manajemen.
Bagi karyawan, metode seperti ini membuat proses persetujuan cuti memakan waktu lama dan jatah cuti bisa saja tidak tercatat dengan baik dan akan mempengaruhi gaji.
Di sisi lain, manajemen akan kesulitan melacak atau menghitung jatah cuti yang pada akhirnya merugikan karyawan itu sendiri.
Berbeda apabila perusahaan menggunakan sistem manajemen cuti yang mengotomasi proses yang rumit tersebut.
Dengan aplikasi absensi dan cuti misalnya. Karyawan dapat dengan mudah mengajukan cuti hanya sekali klik melalui smartphone.
Manajemen atau HRD juga bisa dengan mudah menerima permohonan cuti tanpa harus menginput data secara manual yang memakan waktu dan berisiko.
Meminta jatah cuti sering kali menimbulkan rasa tidak enak baik itu kepada rekan karyawan lain, atasan, bahkan perusahaan itu sendiri.
Padahal, seharusnya hari itu adalah jatah cuti yang berhak dia ambil. Namun karena rasa tidak enak itu, karyawan pada akhirnya tidak mengambil jatah cutinya.
Adanya sistem manajemen cuti terotomasi mampu meningkatkan kualitas komunikasi antara karyawan dan manajemen khususnya untuk urusan pribadi seperti cuti.
Karyawan bisa mengajukan cuti secara pribadi melalui smartphone tanpa harus merasa tidak enak dengan atasan atau karyawan lain.
Manajemen atau HRD juga bisa menyetujui dan memberitahu jatah cuti melalui aplikasi cuti tersebut.
Di samping itu, adanya sistem manajemen cuti berbasis aplikasi juga sangat berguna bagi perusahaan yang menerapkan work from home.
Manajemen bisa memberikan notifikasi atau informasi dan catatan penting ke seluruh karyawan langsung melalui aplikasi cuti atau sistem informasi cuti pegawai berbasis web.
Karyawan juga bisa mengetahui bahwa karyawan lainnya sedang dan akan mengambil cuti melalui aplikasi sehingga memudahkan karyawan lainnya untuk mengkoordinasikan pekerjaan.
Menentukan waktu dan jatah cuti tentu sangat merepotkan apabila menggunakan metode konvensional.
Kesalahan seperti lupa mencatat jatah absensi yang diambil atau penempatan jatah cuti yang salah bisa saja terjadi jika menggunakan metode tata kelola cuti konvensional.
Selain itu, karyawan juga sering menuntut transparansi jatah cuti yang menjadi hak mereka. Apakah cuti yang mereka ajukan sudah diterima atau belum.
Sistem konvensional cenderung memiliki praktik yang birokratis dan tertutup terkait jatah cuti sehingga sering disalahpahami oleh karyawan.
Melalui sistem yang tepat, data jatah dan permohonan cuti dapat diakses oleh karyawan secara real-time.
Di sisi lain, adanya kemudahan akses data secara real-time mempermudah manajemen atau HRD dalam mengambil keputusan terutama dalam hubungannya dengan karyawan.
Sistem manajemen cuti merupakan bentuk dari employee self-service yang di dalamnya tidak hanya menyangkut cuti namun urusan kekaryawanan lainnya.
Absensi, pinjaman, slip gaji, media komunikasi dan fasilitas benefit lainnya seperti cuti merupakan fungsi terintegrasi dari employee self-service.
Bagi karyawan, dengan adanya sistem seperti ini tentu memberikan kemudahan dalam memenuhi kebutuhannya.
Terkait cuti misalnya, karyawan bisa mengajukan dan memilih cuti dengan berbagai macam cuti yang telah diatur undang-undang di dalam aplikasi.
Karyawan juga bisa melihat sisa jatah cuti dan informasi terkait pengajuan cuti apakah diterima atau tidak dalam satu dasbor.
Bagi manajemen atau HR, informasi terkait jatah, perhitungan cuti, dan karyawan yang mengajukan cuti dapat dengan mudah dilihat tanpa harus membolak-balikkan dokumen.
Sistem manajemen cuti juga memudahkan perusahaan untuk menghitung gaji tanpa harus khawatir adanya kesalahan.
Karena sifatnya real-time, seluruh data karyawan yang diolah pada sistem manajemen cuti langsung terintegrasi ke dalam perhitungan gaji.
Bukan hanya itu, faktor-faktor perhitungan lain seperti BPJS, tunjangan, dan potongan pajak juga langsung terhitung secara otomatis dalam aplikasi.
Sistem manajemen cuti merupakan bagian dari attendance management yang mampu mempermudah pekerjaan tata kelola perusahaan.
Karyawan bisa lebih mudah mendapatkan akses fasilitas perusahaan dan manajemen mampu dengan cepat mengambil keputusan terkait tata kelola karyawan.
Talenta, sebagai salah satu software attendance management di Indonesia mampu memberikan kemudahan tata kelola HR mulai dari rekap absensi hingga perhitungan gaji secara real-time.
Talenta siap memberikan fitur terbaik bagi perusahaan terutama dalam meningkatkan efisiensi kerja dan kesejahteraan karyawan.
Ditambah akibat anomali pandemi yang membuat perusahaan bekerja ekstra untuk bisa mengelola karyawan dan kinerjanya secara baik.
Misalnya normalisasi kerja dari rumah (WFH), cuti panjang, cross-function working, atau hal-hal lain yang membuat perusahaan bisa lebih fokus pada bottom line bisnis.
Jadi apa saja manfaat yang bisa diberikan oleh sistem manajemen cuti otomatis bagi perusahaan terlebih di kondisi saat ini? Simak penjelasan lengkapnya melalui artikel ini.
5 Manfaat Sistem Manajemen Cuti Otomatis
Di sisi lain, cuti merupakan hak yang harus diberikan perusahaan kepada karyawan. Meski begitu, apakah perusahaan benar-benar telah memiliki sistem manajemen cuti yang baik?
Sistem manajemen cuti yang baik secara umum mampu menciptakan tata kelola yang efisien, ringkas, dan mudah dipertanggungjawabkan.
Sistem tata kelola yang baik itu sejatinya tidak bisa dilakukan dengan metode konvensional.
Hal tersebut karena metode konvensional dianggap memakan waktu lama dan sangat berisiko apalagi terkait kedisiplinan dan keamanan.
Untuk itu, sistem manajemen cuti otomatis dianggap bisa menciptakan tata kelola data karyawan terutama dalam hal cuti menjadi lebih baik.
Oleh karena itu, berikut lima alasan kenapa sistem manajemen cuti otomatis berbasis teknologi lebih baik dibanding sistem cuti konvensional.
1. Menghilangkan Birokrasi “kertas”
Seringkali HR atau personalia memberikan dokumen atau formulir yang harus diisi karyawan yang akan mengajukan cuti.
Bahkan tidak jarang perusahaan yang sudah memperingkas birokrasi namun kurang efektif.
Seperti pencatatan absen misal melalui formulir daring, Zoom, atau media obrolan seperti Whatsapp.
Kedua cara tersebut ternyata cukup berisiko baik bagi karyawan maupun manajemen.
Bagi karyawan, metode seperti ini membuat proses persetujuan cuti memakan waktu lama dan jatah cuti bisa saja tidak tercatat dengan baik dan akan mempengaruhi gaji.
Di sisi lain, manajemen akan kesulitan melacak atau menghitung jatah cuti yang pada akhirnya merugikan karyawan itu sendiri.
Berbeda apabila perusahaan menggunakan sistem manajemen cuti yang mengotomasi proses yang rumit tersebut.
Dengan aplikasi absensi dan cuti misalnya. Karyawan dapat dengan mudah mengajukan cuti hanya sekali klik melalui smartphone.
Manajemen atau HRD juga bisa dengan mudah menerima permohonan cuti tanpa harus menginput data secara manual yang memakan waktu dan berisiko.
2. Meningkatkan Kualitas Komunikasi antara Manajemen dan Karyawan
Meminta jatah cuti sering kali menimbulkan rasa tidak enak baik itu kepada rekan karyawan lain, atasan, bahkan perusahaan itu sendiri.
Padahal, seharusnya hari itu adalah jatah cuti yang berhak dia ambil. Namun karena rasa tidak enak itu, karyawan pada akhirnya tidak mengambil jatah cutinya.
Adanya sistem manajemen cuti terotomasi mampu meningkatkan kualitas komunikasi antara karyawan dan manajemen khususnya untuk urusan pribadi seperti cuti.
Karyawan bisa mengajukan cuti secara pribadi melalui smartphone tanpa harus merasa tidak enak dengan atasan atau karyawan lain.
Manajemen atau HRD juga bisa menyetujui dan memberitahu jatah cuti melalui aplikasi cuti tersebut.
Di samping itu, adanya sistem manajemen cuti berbasis aplikasi juga sangat berguna bagi perusahaan yang menerapkan work from home.
Manajemen bisa memberikan notifikasi atau informasi dan catatan penting ke seluruh karyawan langsung melalui aplikasi cuti atau sistem informasi cuti pegawai berbasis web.
Karyawan juga bisa mengetahui bahwa karyawan lainnya sedang dan akan mengambil cuti melalui aplikasi sehingga memudahkan karyawan lainnya untuk mengkoordinasikan pekerjaan.
3. Mampu Menyediakan Data secara Real-Time
Menentukan waktu dan jatah cuti tentu sangat merepotkan apabila menggunakan metode konvensional.
Kesalahan seperti lupa mencatat jatah absensi yang diambil atau penempatan jatah cuti yang salah bisa saja terjadi jika menggunakan metode tata kelola cuti konvensional.
Selain itu, karyawan juga sering menuntut transparansi jatah cuti yang menjadi hak mereka. Apakah cuti yang mereka ajukan sudah diterima atau belum.
Sistem konvensional cenderung memiliki praktik yang birokratis dan tertutup terkait jatah cuti sehingga sering disalahpahami oleh karyawan.
Melalui sistem yang tepat, data jatah dan permohonan cuti dapat diakses oleh karyawan secara real-time.
Di sisi lain, adanya kemudahan akses data secara real-time mempermudah manajemen atau HRD dalam mengambil keputusan terutama dalam hubungannya dengan karyawan.
4. Menyediakan Layanan Informasi yang Komprehensif
Sistem manajemen cuti merupakan bentuk dari employee self-service yang di dalamnya tidak hanya menyangkut cuti namun urusan kekaryawanan lainnya.
Absensi, pinjaman, slip gaji, media komunikasi dan fasilitas benefit lainnya seperti cuti merupakan fungsi terintegrasi dari employee self-service.
Bagi karyawan, dengan adanya sistem seperti ini tentu memberikan kemudahan dalam memenuhi kebutuhannya.
Terkait cuti misalnya, karyawan bisa mengajukan dan memilih cuti dengan berbagai macam cuti yang telah diatur undang-undang di dalam aplikasi.
Karyawan juga bisa melihat sisa jatah cuti dan informasi terkait pengajuan cuti apakah diterima atau tidak dalam satu dasbor.
Bagi manajemen atau HR, informasi terkait jatah, perhitungan cuti, dan karyawan yang mengajukan cuti dapat dengan mudah dilihat tanpa harus membolak-balikkan dokumen.
5. Mencegah Salah Hitung Gaji
Sistem manajemen cuti juga memudahkan perusahaan untuk menghitung gaji tanpa harus khawatir adanya kesalahan.
Karena sifatnya real-time, seluruh data karyawan yang diolah pada sistem manajemen cuti langsung terintegrasi ke dalam perhitungan gaji.
Bukan hanya itu, faktor-faktor perhitungan lain seperti BPJS, tunjangan, dan potongan pajak juga langsung terhitung secara otomatis dalam aplikasi.
Menggunakan Sistem Manajemen Karyawan Terbaik
Karyawan bisa lebih mudah mendapatkan akses fasilitas perusahaan dan manajemen mampu dengan cepat mengambil keputusan terkait tata kelola karyawan.
Talenta, sebagai salah satu software attendance management di Indonesia mampu memberikan kemudahan tata kelola HR mulai dari rekap absensi hingga perhitungan gaji secara real-time.
Talenta siap memberikan fitur terbaik bagi perusahaan terutama dalam meningkatkan efisiensi kerja dan kesejahteraan karyawan.